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【SOLUTION】料金明細、面倒な書類管理、どうしてますか

 
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ハガキだの契約書類だの・・

ポスティングチラシも炸裂する昨今では書類はたまる一方。

増え続ける「書類」どうしてますか?
管理を楽にする、私なりの処理方法をお伝えしたいのです・・。

自宅での書類のアレコレ

例えば、すぐに読むから、必要になるから、と言って机やテーブルの上に書類をさりげなく置く。
そんなシーンがあるでしょう。

それこそが断じてNGな行為です!

はっきり言いましょう。
そんな行為を許せば、その書類の上に、一枚、二枚と更なる書類を重ねていくことになる。
時には一度も注文したことがないような通販カタログや、読まない雑誌も重なっていきますよね。

必ずな・・!

書類が重なれば、「それ」はいつしか山となり季節は巡り家人の噴火とともに、崩落する運命を辿るだろう。
重ねていいのは十二単だけだと思って頂きたいッ!!
和の心を忘れないでいただきたい・・ッ!

それにそもそも、テーブルは「書類」置き場ではないんですよ。
ご飯を食べるところなのだよ。・・ね?

【決断】書類管理は潔さが大事

書類を管理するにはある種の潔さ、そして決断力が必要となる。
そして「書類」をどうするかという場面では「決断」することが完璧な書類管理の肝となることは言うまでもない。

「決断」
それはつまり捨てること。

最近の私は、「保険関連書類のような持っていないといけないものや本人確認書類」以外のどんな書類でも捨てます。
口座の開設書類だろうが、携帯の契約書類だろうが、領収書だろうが・・ね。
とにかく丸めたり絞ったり、時にはシュレッダーを使い、捨てます。

もう、なんでも捨ててOKです!
ただし一手間かけた後ならね。

でも我々人間は思いの深い生き物。決断なんて、言葉で言ったり書いたりするのは簡単なことですが、実際には非常に難しいよね。
私自身、今でも胸をよぎることがあります。捨てていった書類たちの姿を・・。

この書類を保管しておくべきか・・
あのID/PWのハガキどこいった・・
あの書類はとっておいた方が良かったんじゃ・・?

先ほど、なんでも捨ててOKです!・・とお伝えしましたが、捨てる前に一手間かけてから捨ててもらうと書類管理が素敵になります。
単純に捨ててしまっては、困ることがあるかも知れないしね。

そんなジレンマを解消するために、どんな一手間で何をすればいいのか紹介しよう。

私の書類管理はコレ!スキャンしてから捨てる!

私が行き着いた答えはコレです。
スキャナでデータとして取り込んでから捨てる!

これ、めちゃくちゃ書類管理が楽になるし、本当に片付く。
テーブルでご飯を食べることができるようになるよ!!

さらにPDFという文書データとして取り込めば、データ化できるので書類を探すのも検索一発でできるようになる。

必要なものはスキャナとPCだけ。

ただここで、「じゃぁあスマホで写真に撮って保存すればいいじゃん」なんてことを思った人もいることでしょう!

普通に否定します!!

それでは意味が無い。
確かに後でフォルダ分けたり、アルバムで分ければ見やすくはなるだろう。
しかしこれでは検索はできない。

スキャナでPDF化して取り込むことに意味があるんだよ!

こだわりの機材は不要

すごく特価で販売されているプリンタのスキャナ機能で充分。
何故なら、書類など所詮、わかればいいもの。

私が使っているのはEPSONの「EP-707A」というカラー複合機。
もう型落ちでほとんど販売されていないけど、数年前に7000円ほどで買ったもの。

エプソン EP-707A

一見、何てことの無いプリンタ

EPSONは複合機であれば、ドライバとともにEPSON Scanというスキャナ専用ソフトもダウンロードできる。
このEPSON Scanがすごく優秀なんだ。
写真加工するバイトをしていた時にもお世話になったソフトさ。

ホコリ除去もできるし、とにかくOCR機能が超絶優秀
OCRというのは、画像のなかの文字を読み取り、文章に変換してくれる機能のことなんだけど、なかなかの精度でしかも最初からPDFで作られた書類くらいにぴったり文字化してくれる
(もちろん完ぺきではないよ!それと他のメーカーのプリンタは使ったことがないのでわからないけど、類似の機能はありそう)

スキャナと言えば、画像データとしての取り込みだけだと思っている人もいるかも知れない。
しかし、このように文書データ(PDF)化して取り込んでおけば、後で検索ができる
windows10は検索も優秀でね・・どんなに適当に保存して、データの保存場所がバラバラだったとしても「windowsキー」を押し、検索したい文字を入力すれば瞬時に探し出せる。

エプソン EP-707A

型番もラッキーセブン感が漂っていて見逃せない

このようにOCRで文書化した上でPCに取り込めば、後は書類を捨てるだけ。
これで書類は劇的に片付くであろう・・

さて、私の場合はもう一手間かけてある。
EVERNOTE活用である・・!

もっと活用するならEVERNOTEを使うんだ

私はウェブサービスのEVERNOTEを活用し、スキャナで取り込んだ文書データをスマートフォンでいつでもどこでも確認できるようにしている。

最近のEVERNOTEはすごい。
ドキュメント検索といって、アップロードした文書データ、PDFの中まで検索できるようになってる。
この検索能力がすごく使いやすいしちゃんと文字化されていれば確実に探し出せる!

EVERNOTE活用

まじイケてる

EPSON ScanのOCR機能と、EVERNOTEのドキュメント検索の組み合わせによって、超便利ファンタスティック書類保管システムが完成する・・!!
つまり永らく続いた書類との戦いは幕を閉じるのである。

エプソン EP-707A

複合機でコピー機能が付いていればOK

ちなみに設定方法は簡単。
PC版EVERNOTEをインストールし、スキャナで取り込んだデータが保存されるフォルダをEVERNOTEアプリからインポートフォルダに指定するだけ!

それだけで、スキャナで取り込むたびに自動的にEVERNOTEへアップロードできる。
そして無料アカウントでもスマホやタブレット、パソコンなど2台までなら同期して使うことができる!!

いつもの一言

こんなちょっとしたIT(!?)活用で、書類の管理、整理が飛躍的に簡単になる。
正直なところ、口座開設情報とか契約書とかプライベートな書類すぎてEVERNOTEなんてウェブサービスに預けるのはどうかと思ったこともあるさ。
しかし、私の脆弱な精神は便利さに勝てなかった。
それにプライベートすぎる書類は、やっぱり紙保管すると思うし。

活用できそうだなぁ・・なんて思ってくれたら・・
ぜひ活用してみてほしい。

この記事によって世間の机・テーブルが片付くことを祈っています。

詳しい設定方法はsmartgoods.meで紹介しようかな!

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